El propietario de Advanced Solutions & Consulting (ASC) muestra cómo Acumatica y su capacidad para integrarse con múltiples sistemas apoya una transformación digital exitosa.
En términos simples, la «transformación digital» es el proceso de transformar un negocio desconectado en un negocio conectado, reemplazando los procesos automatizados y manuales con tecnología moderna en el proceso. Se puede caracterizar por una solución ERP moderna, que se integra con muchos otros sistemas de negocios con el fin de generar valor, optimizar el retorno de la inversión y proporcionar una ventaja competitiva.
En contraste con las limitaciones y los costos operativos de personal asociados con ERP convencionales basados en cliente-servidor y QuickBooks, Acumatica es bastante más resaltante. Como solución ERP en la nube, ofrece lógica empresarial basada en eventos y servicios web en todo el sistema para admitir integraciones de sistemas, que culminan en un precio y un rendimiento superiores que se manifiestan en el resultado final.
Un ejemplo del mundo real en el trabajo
Considere el ejemplo del mundo real de múltiples sistemas que se integran con Acumatica Cloud ERP en el diagrama a continuación. Destacan ocho sistemas empresariales integrados y centrados en torno a Acumatica Cloud ERP (1). Los sucesivos sistemas empresariales numerados ilustran la transformación digital con comentarios sobre sus múltiples beneficios.
La solución ERP basada en la nube de Acumatica incorpora cuatro procesos de negocio ERP tradicionales. Estos procesos incluyen desde la compra hasta el pago, desde el pedido hasta el cobro, gestión de relaciones con los clientes y finanzas (para funciones de contabilidad e informes que asocian simultáneamente débitos y créditos a estas transacciones). Los siete sistemas empresariales restantes alimentan estos procesos de ERP.
Además de los servicios web, Acumatica incorpora un motor de monitoreo, automatización y flujo de trabajo que mejora drásticamente la productividad del usuario.
En la ilustración, la función de orden de pago de Acumatica está integrada en múltiples sitios web de Shopify (2). Los datos de los clientes, los pedidos y todos los datos que describen los artículos que compran se integran de forma bidireccional entre los sitios web y el ERP. Se eliminan los costos de personal necesarios para mantener la coherencia entre los programas, y se mejora la experiencia del comprador a medida que la comunicación generada por el sistema, como los números de seguimiento, son oportunas y automáticas. (Nota: Acumatica también admite la integración omnicanal con sitios web como BigCommerce y Magento, además de escaparates como eBay, Amazon, «big box» y otros sitios).
Docenas de estados recaudan impuestos sobre las ventas asociados con las ventas por Internet (3). Debido a que la tarea es tan desalentadora, la mayoría de las plataformas de sitios web aplican automáticamente impuestos a las ventas. Sin embargo, esos impuestos deben ser reportados. Eso requiere comunicarse con los proveedores de bases de datos de impuestos y que también asegure la consistencia del valor fiscal al asociar pedidos en sitios web con sus contrapartes en ERP. Con Acumatica, los impuestos capturados en el punto de venta se concilian con la captura de impuestos en el punto de envío / factura. Esta conciliación reduce los costos de personal continuos necesarios para corregir inconsistencias y reduce las funciones de auditoría que consumen mucho tiempo.
Por lo general, los pedidos del sitio web se pagan con tarjeta de crédito u otros comerciantes de pago, piense en PayPal, Braintree, Shopify Payments, Amazon y muchos otros. (4) Estos comerciantes procesan las tarifas de crédito en sus propios sistemas comerciales antes de depositar posteriormente dinero en el banco del vendedor. Acumatica «lee» estos depósitos y los compara automáticamente con los pedidos correspondientes en el sistema ERP, proporcionando una contabilidad totalmente automatizada de las tarifas asociadas.
Los pedidos físicos se procesan según las funciones de gestión de almacenes de Acumatica con tarifas de envío capturadas de las bases de datos de transportistas (5). O, para los distribuidores virtuales que utilizan servicios de cumplimiento de terceros, los pedidos físicos y las tarifas de envío se administran a través de una integración inteligente que conecta los sistemas de gestión de inventario y pedidos de Acumatica con el software de gestión de almacenes utilizado por los 3PL (6).
Ya sea que el pedido se envíe desde un almacén interno o un 3PL (Logística de Terceros), se realizan ahorros de costos. El personal no tiene que buscar los gastos de envío. Los gastos de envío se asignan automáticamente al costo de los bienes vendidos. Los datos de seguimiento de envíos se cargan de nuevo a través de Acumatica en los sitios web, cerrando el ciclo de pedido al tiempo que proporciona información vital al comprador y reduce las tarifas de servicio al cliente.
La conciliación bancaria automatizada cierra el ciclo contable con el sistema empresarial (7). Acumatica integra descargas de extractos bancarios y compara automáticamente los depósitos bancarios con sus contrapartes en Acumatica. El tiempo de cierre de fin de mes se reduce y los contadores pueden centrarse en tareas de mayor valor agregado.
A menudo, el personal de servicio al cliente y soporte (8) que trabaja con una plataforma de soporte al cliente de Commerce Base, como HelpScout o Zendesk, debe acceder tanto al sitio web como a la solución ERP. Esto consume mucho tiempo y es propenso a errores. Los servicios web de Acumatica resuelven esto con una personalización llamada «Meldor» que vincula HelpScout, Shopify y Acumatica, proporcionando capacidad de pulsación única de tecla dentro de HelpScout para cancelaciones, devoluciones, correcciones de direcciones y más, activando simultáneamente las transacciones correspondientes en los tres sistemas de software.
Una vez más, la productividad ha mejorado drásticamente para los representantes de servicio al cliente y otros empleados en operaciones, almacenamiento y contabilidad. Este es otro potenciador de la productividad de la transformación digital.
Apoyo a la transformación digital
Acumatica apoya la transformación digital de muchas otras maneras. Por ejemplo, Acumatica admite la generación automatizada de órdenes de trabajo para operaciones de ensamblaje donde los artículos se configuran en el sitio web del vendedor. Con Acumatica, los sitios web «conocen» los niveles de inventario.
Del mismo modo, Acumatica rastrea las actividades de la cadena de suministro con las agencias de cumplimiento; si falta un pedido, Acumatica «sabe». Además, puede proporcionar información valiosa sobre existencias a proveedores de confianza. Esto aumenta el cumplimiento del almacén y la producción de fabricación asociada.
Otras integraciones incluyen la gestión de gastos con entrada de teléfonos inteligentes y sistemas de AP automáticos donde OCR lee el correo electrónico entrante y publica automáticamente información por pagar. Estas capacidades e integraciones mejoran los esfuerzos de comercio omnical de las empresas.
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Recuperado de: How Modern ERP Supports Digital Transformation – Acumatica Cloud ERP