Los sistemas básicos de contabilidad tienen limitaciones preocupantes. El vicepresidente de Acumatica, Américas, analiza cómo la actualización a una solución ERP integral en la nube puede superar estas limitaciones y llevar a las empresas al siguiente nivel.
La tecnología está inmersa en nuestra vida personal y profesional, y ella, y cómo se usa, continúa evolucionando. La investigación de Zippia muestra que los expertos estiman que se utilizarán 38.600 millones de dispositivos conectados a IoT para 2025; el 91,6% de las empresas de Fortune 1000 están invirtiendo más en Big Data e IA, y las patentes de tecnología en los Estados Unidos están aumentando constantemente (47,82 millones en 2017, frente a 41,25 millones en 2015). Obviamente, la tecnología es un cambio de juego, y un ejemplo perfecto es el software de contabilidad.
El software de contabilidad, como QuickBooks, elimina los procesos de ingreso manual de datos en papel, lo que aumenta la eficiencia y la precisión. También reduce los costos laborales mediante el uso de informes integrados, requisitos simplificados de nómina y presentación de impuestos, y un fácil acceso a los datos.
Sin embargo, existen limitaciones a lo que pueden hacer los sistemas de software de contabilidad independientes. Las empresas no solo deben reconocer estas limitaciones, sino que también deben determinar si son lo suficientemente graves como para justificar una actualización a una solución ERP en la nube con todas las funciones.
Limitación # 1: No puede manejar el crecimiento
El crecimiento es el objetivo de todo negocio. Desafortunadamente, aquellos que confían en el software de contabilidad básico obstaculizan su impulso hacia adelante. Tome Bluefin Collectibles, una compañía que distribuye juguetes japoneses, coleccionables y kits de modelos. Estaba experimentando un crecimiento fenomenal, pero estaba utilizando QuickBooks Enterprise como su software de contabilidad. El software de contabilidad básico no podía escalar con las crecientes necesidades financieras, de almacén y de distribución de la empresa.
En respuesta, Bluefin buscó una solución de gestión empresarial más completa, evaluando una serie de proveedores de software ERP en la nube antes de seleccionar Acumatica. Bluefin dice en la historia de éxito del cliente de la compañía: «El potencial de crecimiento de Acumatica con licencia de usuario sin restricciones, así como el soporte de los ISV y VAR disponibles es excepcional. Acumatica es increíble. Ha cambiado completamente nuestro negocio».
Con Acumatica, Bluefin ahora tiene una solución avanzada de gestión empresarial que automatiza las tareas y ofrece acceso a los datos de toda la empresa desde una sola fuente, lo que garantiza la visibilidad en tiempo real.
Limitación #2: Los datos están segregados
Los datos segregados, también conocidos como datos en silos, son información alojada dentro de departamentos separados y aplicaciones de terceros que es inaccesible o no está disponible para todos los miembros del equipo. El resultado son equipos que intentan trabajar hacia un objetivo común con hojas de cálculo dispares y datos inexactos, lo que causa desorganización y confusión.
Roberts Glass & Service sufrió esta desconexión. La compañía, que diseña, fabrica e instala cortinas de vidrio, escaparates y sistemas de entrada, así como proporciona acristalamiento interior, funcionó con Sage 50 durante muchos años y almacenó sus datos localmente en computadoras de escritorio.
«Los datos estaban muy aislados», dice el copropietario Jeff Hamilton. «También teníamos hojas de cálculo en papel repartidas por toda la oficina. Sabíamos que operar en Excel y silos no nos iba a permitir crecer o ser más rentables o ser más eficientes y llevar información al campo».
Jeff y su socio comercial Matt Dodson sabían que era hora de actualizar su software de contabilidad y eligieron Acumatica después de revisar Sage y Salesforce. Jeff dice: «Hemos derribado los silos que teníamos con la solución cliente-servidor, por lo que ahora tenemos acceso en una vista de los datos. Ahora podemos ver dónde estamos en cuanto a costos con nuestros proyectos de construcción existentes; somos capaces de ver la rentabilidad de cada proyecto, mirar la base de clientes y entender dónde tenemos más éxito».
Los sistemas integrales de gestión empresarial conectan una empresa de extremo a extremo. De hecho, los miembros del equipo ya no toman decisiones basadas en datos segregados y no verificados, sino en datos precisos que se han compartido en toda la organización.
Limitación # 3: Solo administra la contabilidad básica
Finalmente, el software de contabilidad general no es adecuado para nada más que para las necesidades básicas de contabilidad. Si bien es una opción asequible y sólida para las empresas con requisitos simples, las empresas de fabricación, distribución y construcción se ocupan de la compleja cadena de suministro, el inventario y la logística del almacén.
John Case, CEO de Acumatica, le dice a Christine Horton en un artículo de ERP Today: «El software de contabilidad básico no está diseñado para manejar estas complejidades. Estos sistemas básicos no pueden integrar datos en cada línea de negocio, lo que dificulta que los responsables de la toma de decisiones tengan una imagen completa del negocio».
Una empresa que experimentó esta falta de integracigón y visibilidad en todo el negocio es Security Solutions NW (SSNW). SSNW, una compañía que proporciona productos y servicios para proteger a las personas, la propiedad y los activos, confiaba en el software antiguo. A medida que SSNW creció, el software no pudo seguir el ritmo. Carecía de controles financieros, seguimiento de contratos e ingresos recurrentes, capacidades de CRM y la capacidad de automatizar el seguimiento del tiempo, administrar el inventario o cambiar los precios en múltiples contratos.
«Buscamos un proveedor que se construyera para la nube y seleccionamos Acumatica TRUE Cloud ERP», dice Jamie Vos, propietario / gerente general. «Ahora que podemos ser perfectos mediante el uso de CRM y la aplicación móvil, todos los departamentos de Security Solutions (cerrajería, venta minorista, servicio, ventas, inspecciones, pruebas) tienen acceso instantáneo a la información, lo que ayuda a acelerar el negocio y nos permite centrarnos en lo que hacemos mejor, que es diseñar, implementar y ejecutar soluciones de seguridad que brinden tranquilidad».
¿Es hora de actualizar su software de contabilidad?
Aunque el software de contabilidad hace su trabajo admirablemente, sus limitaciones son claras. Las pymes tienen que tomar una decisión: quedarse con un sistema básico o actualizar a una solución ERP robusta basada en la nube, como Acumatica.
Case dice: «Con el software ERP basado en la nube, las empresas pueden administrar múltiples ubicaciones utilizando una sola base de datos, lo que permite la movilidad y la productividad de los empleados tanto en dispositivos de escritorio como móviles, desde cualquier ubicación, en cualquier momento. La escalabilidad y el crecimiento son mucho más simples con el software ERP basado en la nube».
De hecho, según un estudio de Forrester, las empresas que implementan software ERP en la nube pueden esperar un aumento del 15% en el volumen de ventas, un aumento del 15% en los márgenes brutos y un aumento del 45% en la productividad de los empleados.
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En Sphere Consulting S.A.C., aliados comerciales de Acumatica The Cloud ERP, contamos con profesionales altamente capacitados en el sistema. Para obtener más información sobre Acumatica, puede ponerse en contacto con nuestros expertos, visite nuestra web o contáctenos para agendar una demostración.
Recuperado de: Is It Time to Upgrade Your Company’s Accounting Software?