11 consejos para seleccionar e implementar un sistema ERP 

Hoy en día, el mundo empresarial se ha visto golpeado a causa del COVID-19 y de las nuevas tecnologías, lo que ha llevado a muchos negocios a iniciar su digitalización. La agilidad que ofrece un sistema ERP moderno respaldado por procesos de negocio perfeccionados puede ayudar a cualquier organización a competir en el entorno empresarial actual. 

La implementación o migración de un ERP puede ser una perspectiva desalentadora, especialmente para organizaciones con procesos empresariales anticuados que han sido personalizados para adaptarse a la funcionalidad limitada de su pila empresarial actual. En este artículo, puedes encontrar 11 consejos que te ayudarán a seleccionar el proveedor ERP adecuado e implementar y adentrar tu negocio en el nuevo sistema: 

1. Establecer las bases de la organización  

Antes de iniciar el proceso de selección de proveedores, las organizaciones deben sentar las bases abordando por adelantado las cuestiones políticas, organizativas, de gestión del cambio y de gobernanza necesarias. 

Debido a que la implementación de un ERP es tan profunda e impacta en todos los aspectos del negocio, las empresas deben tener claras todas sus políticas empresariales antes de seguir adelante.  Necesitan poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver las cuestiones de gobernanza.  

2. Revisar los procesos 

Las empresas deberían utilizar una implementación o migración de ERP como una parte fundamental de sus esfuerzos de transformación digital. Expertos señalan que las empresas deberían considerar ejercicios como el design thinking o journey mapping para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos de negocio. 

3. Ordenar los datos 

Las empresas que se disponen a consolidar una variedad de productos puntuales, aplicaciones propias o un sistema ERP heredado en una plataforma moderna y completa, deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están al día. 

Esto es particularmente importante, ya que las empresas luchan con problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión completa en tiempo real de todos los sistemas que pueden abarcar múltiples funciones; tales como, sitios de comercio electrónico, ventas, facturación, fabricación, gestión de inventario, entrega, soporte o servicio al cliente.

4. Centrarse en los requisitos empresariales críticos

Es cierto que las organizaciones quieren actuar con rapidez para comenzar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, sin embargo, se recomienda tomarse el tiempo necesario para realizar un proceso correcto. 

Al realizar la selección de proveedores que puedan cumplir con estos requisitos, es necesario realizar un primer filtro y seleccionar algunos procesos de negocios que tengan una sola funcionalidad o que proporcionen una ventaja empresarial diferente. Además, se debe plantear desde un inicio las funciones empresariales críticas en términos de costo, tiempo, complejidad y capacitación.

5. Planificar el futuro

Seleccionar a un proveedor que proporciona la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente, especialmente cuando se migra a la nube. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis y simulaciones de datos avanzados, como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticipar necesidades e inquietudes futuras.  

Asegúrate de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para tener la certeza de que tu negocio prospere más allá de la implementación. 

6. Realizar una demostración al comienzo del proceso

Muchas organizaciones pasan por todo el proceso de selección de proveedores y luego traen al ganador para realizar una demostración que muestre a los empleados cómo se verá el nuevo sistema.  

En estos casos, es mejor presentar dos o más propuestas finales para que los miembros de la organización puedan dar sus opiniones y participen de la selección del sistema. 

7. Asociarse a largo plazo

Para la mayoría de las organizaciones, la transición a un nuevo sistema ERP requerirá ayuda externa, ya sea por limitaciones internas de personal de TI, presiones de tiempo o falta de habilidades. 

Busca un socio que cuente con una gran experiencia en el sector, que comprenda tus procesos empresariales por dentro y por fuera, y que tenga un historial de experiencia en los procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y/o el socio externo tengan el alcance global para cumplir con tus requisitos.  

Recuerda que una vez que se toma una decisión sobre el ERP, se compromete a largo plazo.  

8. Hacer que la experiencia del usuario sea una prioridad

Es fundamental considerar no solo el software en sí, sino lo fácil que resulta éste para los usuarios finales, conocer los nuevos sistemas y aprender a manejarlos. Lo último que se quiere es implementar un software que desanime a las personas y se convierta en algo que eviten hasta que se vean absolutamente obligados a usarlo.  

Por ello, verifica lo que ofrece el proveedor en términos de plantillas, guías en línea, materiales de capacitación, comunidades y foros. Ten claro cómo es el proceso de incorporación y si existe una opción de autoservicio para que los usuarios finales puedan manejar el nuevo sistema sin la intervención de TI, por ejemplo. 

9. Asegurarse de que el nuevo ERP se integre con otras aplicaciones

El sistema ERP no funciona en el vacío. El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de los procesos empresariales completos. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, apps heredadas, otras aplicaciones SaaS como CRM y aplicaciones específicas de la industria como la gestión de la calidad en la fabricación. Las empresas deben comprender qué tan bien podrá integrarse el nuevo sistema ERP con el resto de la infraestructura de TI. Por eso, es conveniente averiguar qué tipos de API se ofrecen. 

10. Resolver el debate entre personalización y estandarización

En el mundo de los ERP existe un constante tira y afloja entre la personalización y la estandarización. Las organizaciones suelen verse tentadas a crear sus propias aplicaciones ERP para mejorar los procesos empresariales o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y capacidad de actualización.  

Actualmente la tendencia se inclina hacia la estandarización, por lo que las organizaciones deben contar con políticas y procedimientos para asegurarse de que las empresas no se alejen demasiado de la ruta del proveedor y al mismo tiempo que permitan cierta personalización cuando tenga sentido empresarial.  

11. Aprovecharla metodología ágil y el código bajo

Con el reciente cambio hacia el desarrollo de software ágil y la democratización general de la TI debido a avances como los entornos de desarrollo de código bajo o sin código, las empresas pueden revertir el hecho de que los sistemas de ERP heredados no pueden actualizarse a la velocidad del negocio por la forma en que han sido diseñados.  

Además, a medida que las organizaciones se sienten más cómodas con las aplicaciones SaaS que se actualizan con frecuencia, existe la oportunidad de aplicar los principios del desarrollo ágil al sistema ERP. Y con las opciones de código bajo y sin código, las empresas pueden desarrollar mejoras de manera segura en los procesos de negocio sin afectar el sistema ERP central. 

En conclusión, la agilidad que ofrece un sistema ERP moderno respaldado por procesos de negocio perfeccionados puede ayudar a cualquier organización a competir en el entorno empresarial actual. Recordemos que estamos viviendo la era digital, y si no nos adaptamos y adaptamos nuestros negocios a las nuevas tendencias empresariales, no podremos competir al máximo con otras organizaciones. 

 

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Basado en el artículo de Neal Weinberg (CIO) y editado por CIO Perú

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