La compra de software de planificación de recursos empresariales (ERP) es el primer paso hacia cualquier empresa que se esfuerce por mejorar sus operaciones mediante el uso de una aplicación de software integrada que aumenta la eficiencia y la productividad del negocio. El software ERP integra contabilidad, adquisiciones, ventas, marketing, finanzas, operaciones de la cadena de suministro, recursos humanos y otras actividades comerciales involucradas en las operaciones diarias.
¿Por qué es necesaria la implementación de una solución ERP?
La razón más importante para implementar una solución ERP es mejorar las operaciones y reducir los costos. Con un ERP, cualquier proceso interconectado entre departamentos se puede sincronizar y ejecutar de manera más eficiente con mejores resultados. Además, recuperar informes mejorados de datos en tiempo real de una base de datos centralizada ayudará a las empresas a planificar, presupuestar y pronosticar mejor.
Otros beneficios tangibles incluyen los siguientes:
- Colaboración mejorada: Proporciona acceso a todos los datos.
- Aumento de la productividad: Elimina las tareas manuales y repetitivas.
- Vista general de las operaciones comerciales: Hace que una empresa responda mejor a las transacciones de última hora al notificar globalmente a cualquier departamento que tenga un rol en la transacción.
- Integración perfecta: Promueve una toma de decisiones más coherente.
- Mejora del servicio al cliente: Permite a los equipos de servicio al cliente ser más receptivos a los problemas de los proveedores, clientes o socios comerciales al acceder a la base de datos centralizada y resolver un problema rápidamente.
- Seguridad de datos mejorada: Proporciona un mejor control sobre quién puede acceder a los datos.
¿Qué habilidades se necesitan para gestionar un plan de implementación de ERP?
Implementar una solución ERP puede ser un proceso complejo. Si una empresa quiere permanecer operativa durante la implementación, debe centrarse primero en configurar sus procesos críticos.
Además de las habilidades técnicas, un implementador de ERP debe tener habilidades blandas como el trabajo en equipo y la resolución de conflictos, así como la capacidad de proporcionar capacitación o servicios de soporte después de la instalación.
Cómo evitar los errores comunes de implementación de ERP
Para evitar trampas comunes de implementación de ERP, se debe contar con un plan de implementación flexible, así como la aceptación del implementador y las partes interesadas clave en el negocio. Sin un plan, la compañía puede ser víctima de estos errores comunes:
- El proceso de gestión del cambio falla.
- La solución ERP no logra los beneficios deseados.
- Hay modificaciones en los objetivos de negocio durante la ejecución del proyecto.
- Hay una planificación inadecuada y una gestión de proyectos deficiente.
- Las entregas de los proveedores se pierden o se retrasan.
Definir y revisar metas y objetivos
Las siguientes pautas son los pasos principales en la implementación de un ERP después de que se selecciona el software adecuado y se forma un equipo de implementación:
- Planificación: La creación de un plan de proyecto incluye fechas objetivo, comprobación de los recursos necesarios, orígenes de datos y toma de decisiones de diseño.
- Análisis y migración de datos: Revisar los datos de fuentes internas y externas para garantizar que los datos sean necesarios para migrar a la solución ERP.
- Diseño: Comprender los flujos de trabajo actuales y desarrollar diseños detallados para la nueva solución ERP.
- Desarrollo: Permanecer flexible al proceso de rediseño y utilizar una funcionalidad estandarizada.
- Ensayo: Probar módulos y características específicas, hacer correcciones según sea necesario y ejecutar pruebas exhaustivas de las capacidades completas del ERP.
- Despliegue: Implementar módulos o procesos de alta prioridad que más impactan en el negocio e incorporar lentamente otros módulos en la solución ERP.
- Soporte y actualizaciones: Después de la implementación, una parte del equipo permanece activamente comprometida para garantizar que se mantengan los objetivos y los beneficios deseados.
Trabaje con expertos en implementación de ERP de terceros
La mayoría de las empresas que desean implementar una solución ERP no tienen un implementador de ERP en el personal, ya que es un conjunto de habilidades únicas. Sin embargo, trabajar con un experto en ERP puede mejorar el proceso de implementación.
Incluso para una empresa basada en TI con empleados que tienen amplios conjuntos de habilidades, es aconsejable consultar a un implementador de ERP para buscar asesoramiento sobre cómo evitar errores de configuración comunes. Mejor aún, contratar a un implementador de ERP o subcontratar esta tarea a una empresa externa permite que el personal de TI interno se mantenga enfocado en otros proyectos.
Validar el plan de implementación antes de la ejecución
Los documentos de garantía de calidad, los protocolos de prueba y un informe de validación son parte de un kit de validación integral para ayudar a evitar las trampas comunes de implementar una solución ERP. Además, un kit de herramientas de validación puede ayudar a verificar que un plan de implementación de ERP haya abordado todas las preocupaciones a fondo.
Ejecución del plan de implementación del ERP
El proceso de validación verifica cada fase del plan de implementación. Si se realizan cambios menores, asegúrese de revalidar cualquier proceso o tarea relacionada con el cambio menor. Con una validación completa, todos los involucrados en el esfuerzo de implementación deben tener algún nivel de seguridad de que el plan está listo para ser ejecutado.
Una vez que se ha implementado el software ERP y se han integrado todos los procesos de negocio relevantes, es importante evaluar la eficacia del sistema y su configuración. Un proceso de evaluación formal lo ayudará a determinar si es necesario realizar ajustes en el sistema o si es hora de pasar a un nuevo sistema por completo.
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Recuperado de: ERP Implementation Best Practices | CIO Insight